1. Arquivar os documentos do chefe ou do escritório tem de ser uma da tarefas essenciais que uma secretária tem de realizar.
2. O arquivo deve reunir, de forma sistematica, todos os papéis e documentos necessários para o funcionamento e boa gestão da empresa.
3. No arquivo guarda-se o material de forma organizada.
4. A consulta de um arquivo deve ser uma operação rápida e eficaz.
5. O tipo de arquivo deve-se adaptar ao tipo de actividade ou de empresa.
6. Existem dois modelos: o centralizado, que se encontra num ponto acessível ao pessoal de todos e de cada departamento da empresa, e o individualizado, em que cada departamento dispõe do seu próprio arquivo.
7. O arquivo centralizado é muito eficaz, porque costuma estar a cargo de pessoal altamente especializado em técnicas documentais.
8. O arquivo por departamentos supera outro tipo de arquivos pelo facto de a secretária encontrar rapidamente aquilo de que necessita e de ter o material confidencial mais bem controlado.
9. Antes de se começar a arquivar, exige-se uma classificação prévia minuciosa. Existem vários tipos de classificação que se adaptam às diferentes formas de funcionamento das empresas.
10. A secretária deve dominar, pelo menos, dois métodos de classificação que permitam tornar o seu trabalho mais rápido.
2. O arquivo deve reunir, de forma sistematica, todos os papéis e documentos necessários para o funcionamento e boa gestão da empresa.
3. No arquivo guarda-se o material de forma organizada.
4. A consulta de um arquivo deve ser uma operação rápida e eficaz.
5. O tipo de arquivo deve-se adaptar ao tipo de actividade ou de empresa.
6. Existem dois modelos: o centralizado, que se encontra num ponto acessível ao pessoal de todos e de cada departamento da empresa, e o individualizado, em que cada departamento dispõe do seu próprio arquivo.
7. O arquivo centralizado é muito eficaz, porque costuma estar a cargo de pessoal altamente especializado em técnicas documentais.
8. O arquivo por departamentos supera outro tipo de arquivos pelo facto de a secretária encontrar rapidamente aquilo de que necessita e de ter o material confidencial mais bem controlado.
9. Antes de se começar a arquivar, exige-se uma classificação prévia minuciosa. Existem vários tipos de classificação que se adaptam às diferentes formas de funcionamento das empresas.
10. A secretária deve dominar, pelo menos, dois métodos de classificação que permitam tornar o seu trabalho mais rápido.
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