Aceitar a reclamação com interesse procedendo ao exame da situação o mais objectivamente possível;
Ouvir a reclamação ou objecção até ao fim sem interromper o interlocutor;
Ter em atenção as expressões faciais para não revelar arrogância, negativismo ou rejeição face ao que diz o reclamante;
Não ter medo de dizer "não sei" e mostrar a vontade de ficar a saber.
Conceder ao reclamante o respeito que ele merece acolhendo-o com toda a consideração;
Manter-se em atitude calma perante as manifestações emotivas do reclamante;
Esclarecer o motivo da reclamação com a máxima objectividade;
Conquistar o direito a ser ouvido;
Falar de forma correcta, serena e calma;
Não impor as ideias, propô-las;
Ser diligente e informar o reclamante do que iremos fazer;
Não deixar «morrer» a reclamação e acompanhar o caso até à sua solução;
Se o reclamante não tiver razão evitar ser abrupto mostrando-lhe progressivamente o sem fundamento do protesto.
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