Tarefas do (a) Secretário (a)

O (a) secretário (a) é a primeira imagem de uma empresa e do seu superior. Uma primeira impressão recebida pelos clientes dependerá da eficácia com que o secretário (a) se exprima.

Um (a) secretário (a) eficiente é o que facilita o trabalho do superior e que o afasta de todas as obrigações que não tenham directamente a ver com ele. Assim, um bom profissional cuida da agenda do seu superior quer nos compromissos internos, quer nos externos, por exemplo, lembrar-lhe pontualmente a hora das reuniões, entrevistas, ligações urgentes ou de carácter importante para a empresa.
Algumas das tarefas do dia-a-dia de um profissional de Secretariado são:

 A redacção e gestão da correspondência
 Elaboração de actas de reuniões
 Arquivo de documentos
 Organização do arquivo
 Preparação e organização de reuniões, seminários e outros eventos
 Planeamento de viagens, no qual se destaca a marcação dos bilhetes, a reservas dos Hotéis, transportes entre outros.

Ao nível de comunicação interna, o (a) secretário (a) é quem faz a ligação entre o seu superior e outro elemento da empresa, e, ao mesmo tempo, também desempenha um papel importante no âmbito das comunicações com o exterior (Clientes, fornecedores, imprensa, …)

Fonte: http://www.estv.ipv.pt/paginaspessoais/cseabra/tecnicas-secretariado.htm

Funções básicas do secretariado

(Adaptado)