Este Blogue insere-se no âmbito da minha Prova de Avaliação Profissional(PAP) e tem como objectivo dar a conhecer alguns temas sobre o Secretariado e um pouco sobre o meu estágio. A PAP é elaborada nos termos da Portaria 550C de 2004, artigos 19.º, 20.º, 21.º e 22.º e nos termos do Regulamento da PAP, aprovado em Conselho Pedagógico
Antes de começar esta minha nova experiência, não saberia o que pensar, se seria fácil ou complicado adaptar-me.
Uns dias antes de começar fiquei bastante nervoso, um pouco com medo, o que penso ser normal. No dia 27 de Abril, foi o meu primeiro dia de estágio, bastante nervoso e já vestido com a roupa que o hotel exigia dirigi-me à recepção, e perguntei o que teria de fazer. Assim comecei o meu estágio e com o passar dos dias, fui percebendo que não era nada daquilo que eu fui criando na minha cabeça, pois era completamente o contrário, e de momento adoro lá estar.
A acta é um documento onde se regista tudo o que se discute ou analisa numa reunião.
Normalmente, em qualquer reunião é indicado um presidente (que conduz a ordem de trabalhos) e um secretário (que toma nota de tudo o que é dito e redige, no final, a acta).
A acta só é válida depois de lida, assinada pelo Presidente e pelo secretario/a da reunião e aprovada portodos os presentes, de forma a que haja uma concordânciacom os assuntos que dela constam. Esta deve conter o título da reunião que se fez (ex.: Reunião de trabalho da turma….), deve também indicar o número de ordem da acta, o dia, mês, hora e local onde se realiza, a ordem de trabalhos , também identificar as pessoas presentes e ausentes na reunião e registar as intervenções e declarações.
O (a) secretário (a) é a primeira imagem de uma empresa e do seu superior. Uma primeira impressão recebida pelos clientes dependerá da eficácia com que o secretário (a) se exprima.
Um (a) secretário (a) eficiente é o que facilita o trabalho do superior e que o afasta de todas as obrigações que não tenham directamente a ver com ele. Assim, um bom profissional cuida da agenda do seu superior quer nos compromissos internos, quer nos externos, por exemplo, lembrar-lhe pontualmente a hora das reuniões, entrevistas, ligações urgentes ou de carácter importante para a empresa. Algumas das tarefas do dia-a-dia de um profissional de Secretariado são:
A redacção e gestão da correspondência Elaboração de actas de reuniões Arquivo de documentos Organização do arquivo Preparação e organização de reuniões, seminários e outros eventos Planeamento de viagens, no qual se destaca a marcação dos bilhetes, a reservas dos Hotéis, transportes entre outros.
Ao nível de comunicação interna, o (a) secretário (a) é quem faz a ligação entre o seu superior e outro elemento da empresa, e, ao mesmo tempo, também desempenha um papel importante no âmbito das comunicações com o exterior (Clientes, fornecedores, imprensa, …)
Como agir em algumas situações desconfortáveis do dia-a-dia:
Elevador
• Se encontrarmos o nosso chefe no elevador, devemos cumprimentá-lo e despedirmos-nos com educação e profissionalismo. Se ele não iniciar algum assunto, nós também não o devemos fazer.
• Se estivermos ao telemóvel e o elevador chegar, devemos terminar a conversa antes de entrarmos, pois quem está no elevador não tem a ver com os nossos assuntos pessoais ou profissionais.
Reuniões
• Se chegarmos atrasados a uma reunião, devemos entrar em silêncio e sentarmo-nos no lugar mais perto da porta e, logo no primeiro intervalo, justificar o nosso atraso com o presidente da reunião.
• A melhor maneira de sair no meio de uma reunião, será primeiro conversar com o chefe ou com o presidente da reunião e sair discretamente.
Colegas de Trabalho
• Se um colega de trabalho, quando estiver ao telefone falar num tom mais alto que o normal e até demais, devemos sempre ser sinceros mas de uma maneira que não ofenda.
• Se um colega de trabalho nos perguntar quanto é o nosso salário, o mais acertado é não partilhar essa informação. A maneira de contornarmos a pergunta é dizer que é algo pessoal e que não estamos à vontade para falar nisso.
Chefe
• Será que podemos discordar do nosso chefe, sem que este fique ofendido? Sim, mas primeiro ele tem de perceber que entendemos o seu ponto de vista e, assim explicar que poderá haver outras maneiras de abordar a questão.
• Podemos estar cheios de trabalho, e o nosso superior nos trazer mais uma tarefa. Como podemos dizer não? Se não for uma prioridade, o melhor é explicar todo o trabalho que temos em mãos e perguntar se não poderemos executar aquela tarefa mais tarde, mas sempre com o espírito profissional.
Um Técnico de Secretariado tem de ter conhecimento, além da sua língua materna, de uma ou mais línguas estrangeiras. Dominar línguas estrangeiras é uma mais valia, é algo que na actualidade é bastante necessário, quer no mundo do trabalho, quer a nível pessoal.
Nesta área do Secretariado o inglês e o francês são as línguas mais precisas e faladas pois a nossa comunicação com outros países que falam estas línguas é bastante grande, mas por outro lado o espanhol está cada vez mais a ser necessário e assim algumas escolas como é o caso da Escola Dr. Mário Sacramento que já tem a língua espanhola como língua estrangeira.
