1. Antes da reunião
• Definir os objectivos – Depois de saber quais os objectivos da reunião é que podemos começar a sua preparação, como o nº.de participantes, olocal, duração, etc.
• Defina o tipo e o formato de reunião - Consoante o objectivo definido no ponto anterior
poderemos optar entre vários formatos de reunião: formais ou informais; dentro ou fora da empresa, entre outras.
• Defina o número de participantes, o horário e a duração prevista - Todas as reuniões devem ser marcadas no início do horário de expediente e, preferencialmente,
de manhã. Devemos evitar reuniões a seguir ao almoço onde a atenção dos participantes não será a melhor e haverá mais dificuldade em que terminem no horário pretendido.
• Defina a agenda de trabalhos - Sermos mais sintéticos é o melhor.
A agenda não deverá exceder uma página e deve ser entregue uma cópia antes da reunião.
• Elementos de suporte. Para além dos inevitáveis blocos de papel e canetas, das águas, cafés e biscoitos, é necessário verificar se é preciso ter acesso ao recurso a equipamentos de projecção (Computador, projector…). Devemos testar estes recursos sempre antes de qualquer reunião.
• Outros procedimentos aconselhados. Verificar se estão todos os participantes.
Devemos estar sempre preparados para agendar uma data alternativa em caso de
uma desistência inesperada ou de emergência.
2. Durante a reunião
• Introdução. O Presidente da reunião deverá apresentar resumidamente os participantes, a duração prevista da reunião, a agenda de trabalho e os objectivos a atingir.
• Definir prioridades. Devemos sempre por começar a discutir e tomar decisões sobre os pontos mais importantes.
• Encerramento. Após não havermais nada a decidir devemos concluir sempre as reuniões com a discussão de «outros assuntos» que algum dos participantes queira adicionar. Agendamos provisoriamente uma nova reunião caso ainda subsistam assuntos
pendentes a discutir. Asseguramo-nos que será distribuído a todos uma acta da reunião.
3. Após a reunião
Faça circular os resultados da reunião rapidamente (no máximo 24 horas depois de cada reunião), com as decisões, etapas a desenvolver, próxima reunião com dia e hora marcadas.
Algumas tarefas que evemos efectuar a seguir a cada reunião:
• Aprovar e distribuir a acta da reunião.
• Receber relatórios e acompanhar desenvolvimento das decisões tomadas
• Estabelecer agenda da próxima reunião.
