Acta

A acta é um documento onde se regista tudo o que se discute ou analisa numa reunião.

Normalmente, em qualquer reunião é indicado um presidente (que conduz a ordem de trabalhos) e um secretário (que toma nota de tudo o que é dito e redige, no final, a acta).

A acta só é válida depois de lida, assinada pelo Presidente e pelo secretario/a da reunião e aprovada por todos os presentes, de forma a que haja uma concordância com os assuntos que dela constam. Esta deve conter o título da reunião que se fez (ex.: Reunião de trabalho da turma….), deve também indicar o número de ordem da acta, o dia, mês, hora e local onde se realiza, a ordem de trabalhos , também identificar as pessoas presentes e ausentes na reunião e registar as intervenções e declarações.

Tarefas do (a) Secretário (a)

O (a) secretário (a) é a primeira imagem de uma empresa e do seu superior. Uma primeira impressão recebida pelos clientes dependerá da eficácia com que o secretário (a) se exprima.

Um (a) secretário (a) eficiente é o que facilita o trabalho do superior e que o afasta de todas as obrigações que não tenham directamente a ver com ele. Assim, um bom profissional cuida da agenda do seu superior quer nos compromissos internos, quer nos externos, por exemplo, lembrar-lhe pontualmente a hora das reuniões, entrevistas, ligações urgentes ou de carácter importante para a empresa.
Algumas das tarefas do dia-a-dia de um profissional de Secretariado são:

 A redacção e gestão da correspondência
 Elaboração de actas de reuniões
 Arquivo de documentos
 Organização do arquivo
 Preparação e organização de reuniões, seminários e outros eventos
 Planeamento de viagens, no qual se destaca a marcação dos bilhetes, a reservas dos Hotéis, transportes entre outros.

Ao nível de comunicação interna, o (a) secretário (a) é quem faz a ligação entre o seu superior e outro elemento da empresa, e, ao mesmo tempo, também desempenha um papel importante no âmbito das comunicações com o exterior (Clientes, fornecedores, imprensa, …)

Fonte: http://www.estv.ipv.pt/paginaspessoais/cseabra/tecnicas-secretariado.htm

Funções básicas do secretariado

(Adaptado)

Bem-estar no Ambiente Profissional

Como agir em algumas situações desconfortáveis do dia-a-dia:


Elevador

• Se encontrarmos o nosso chefe no elevador, devemos cumprimentá-lo e despedirmos-nos com educação e profissionalismo. Se ele não iniciar algum assunto, nós também não o devemos fazer.

• Se estivermos ao telemóvel e o elevador chegar, devemos terminar a conversa antes de entrarmos, pois quem está no elevador não tem a ver com os nossos assuntos pessoais ou profissionais.

Reuniões

• Se chegarmos atrasados a uma reunião, devemos entrar em silêncio e sentarmo-nos no lugar mais perto da porta e, logo no primeiro intervalo, justificar o nosso atraso com o presidente da reunião.

• A melhor maneira de sair no meio de uma reunião, será primeiro conversar com o chefe ou com o presidente da reunião e sair discretamente.

Colegas de Trabalho

• Se um colega de trabalho, quando estiver ao telefone falar num tom mais alto que o normal e até demais, devemos sempre ser sinceros mas de uma maneira que não ofenda.

• Se um colega de trabalho nos perguntar quanto é o nosso salário, o mais acertado é não partilhar essa informação. A maneira de contornarmos a pergunta é dizer que é algo pessoal e que não estamos à vontade para falar nisso.

Chefe

• Será que podemos discordar do nosso chefe, sem que este fique ofendido? Sim, mas primeiro ele tem de perceber que entendemos o seu ponto de vista e, assim explicar que poderá haver outras maneiras de abordar a questão.


• Podemos estar cheios de trabalho, e o nosso superior nos trazer mais uma tarefa. Como podemos dizer não?
Se não for uma prioridade, o melhor é explicar todo o trabalho que temos em mãos e perguntar se não poderemos executar aquela tarefa mais tarde, mas sempre com o espírito profissional.

Saber outras Línguas…

Um Técnico de Secretariado tem de ter conhecimento, além da sua língua materna, de uma ou mais línguas estrangeiras. Dominar línguas estrangeiras é uma mais valia, é algo que na actualidade é bastante necessário, quer no mundo do trabalho, quer a nível pessoal.

Nesta área do Secretariado o inglês e o francês são as línguas mais precisas e faladas pois a nossa comunicação com outros países que falam estas línguas é bastante grande, mas por outro lado o espanhol está cada vez mais a ser necessário e assim algumas escolas como é o caso da Escola Dr. Mário Sacramento que já tem a língua espanhola como língua estrangeira.