sábado, 30 de janeiro de 2010

O Lugar do Secretariado na empresa



Existe vários tipos de secretariado:

- Secretariado ou assessoria de Administração;
- Secretariado de Direcção/Departamentos;
- Secretariado Geral ou de Gestão.

  • Secretariado ou assessoria de Administração – este apoia o órgão máximo da empresa e por iniciativa própria, assegura a rotina de um gabinete e poderá ter pessoal executivo às suas ordens.

  • Secretariado de Direcção/Departamentos – Apoia os directores/Chefes de Departamento e as suas funções distribuem-se por várias pessoas com igual responsabilidade que asseguram todo o trabalho base, quer dos vários departamentos existentes na empresa, quer do secretariado de direcção, designando-se assim por Secretariado Descentralizado.

  • Secretariado geral ou de gestão – O secretariado-geral é um órgão de apoio que age em nome da Direcção; estabelece a comunicação entre este órgão e todos os existentes na empresa. Depende de uma só pessoa e tem vastos poderes. Só existe em grandes organizações


- Secretariado ou assessoria de Administração –




- Secretariado de Direcção/Departamentos -





- Secretariado Geral ou de Gestão -

terça-feira, 26 de janeiro de 2010

Requisitos para uma boa imagem - Pontualidade


Um dos aspectos mais importantes do secretário/a é ser pontual. Ter esta qualidade é imprescindível para criar uma boa imagem. Na minha opinião, chegar depois de uma reunião começar, chegar tarde ao posto de trabalho, entre outras situações de falta de pontualidade não podem constar no Curriculum de um bom/ secretário ou secretária.

Secretariado

O Secretariado é uma função Staff, ou seja, é a principal ajuda dentro de uma empresa ou organização, através do seu trabalho discreto, eficaz e organizado.

O trabalho administrativo que cada secretário(a) tem de realizar pode ser muito diferente de empresa para empresa, dependendo da área ou departamento em que esta esteja enquadrado(a).
O conceito de secretário/a mudou muito através dos tempos. Passou a estar mais próximo e a ser o braço direito do seu chefe, pois algumas vezes, tem de assumir, com credibilidade, algumas responsabilidades do mesmo.

domingo, 17 de janeiro de 2010

Normas de cumprimentar e de Apresentações


No mundo dos negócios existem várias formas de apresentação e cumprimentos consideradas correctas e que devem ser seguidas à regra.
Quando se trata de uma apresentação, deve dizer-se sempre, em primeiro lugar, o nome da pessoa de menor categoria e só depois o da mais importante e, caso as pessoas ocupem algum cargo, deve dizer-se primeiro o cargo seguido do nome. Quando se trata de pessoas de sexo oposto apresentam-se sempre os homens às senhoras.

No que diz respeito aos cumprimentos existem duas formas vulgares de cumprimentar: com beijo ou com aperto de mão. Na maioria dos países europeus são utilizados os dois beijos, sendo considerados a forma mais normal de cumprimentar. No entanto, esta forma de cumprimento só deve ser adoptada se se tiver a certeza que não vai ser mal recebida ou mal entendida. O aperto de mão, uma forma usual de cumprimento, deve ser firme, mas nem muito apertado ao ponto de magoar, nem muito leve e mole. Sempre que se usar esta forma de cumprimento deve-se olhar nos olhos e sorrir para o interlocutor e nunca olhar para o lado.